Werkwijze van het fonds

Het bestuur bestaat volledig uit vrijwilligers die alle werkzaamheden van het fonds uitvoeren. Om de werklast beheersbaar te houden, de aanvragen van deelnemers goed te behandelen en de continuïteit van het fonds te kunnen waarborgen hanteert het bestuur op hoofdlijnen de navolgende werkwijze. Het op de statuten van het fonds gebaseerde reglement is hierbij leidend.

Deelnemers

Voor het kunnen indienen van een aanvraag dient men geregistreerd deelnemer te zijn van het Sociaal Fonds Essent.
Deelnemerschap moet blijken uit de ledenadministratie (deelnemersbestand) en uit de financiële administratie door gebleken actuele betaling van de deelnemersbijdrage aan het fonds.
Voor het kunnen doen van uitkeringen zijn correcte deelnemersgegevens noodzaak. Geef daarom tijdig mutaties in rekeningnummer (IBAN), tenaamstelling van de rekening en adreswijzigingen door, bij voorkeur via het mutatieformulier op de website.
Telefonisch doorgegeven wijzigingen (zoals opzeggingen) worden in het belang van de deelnemer pas verwerkt na schriftelijke bevestiging.
Nieuwe aanmeldingen bij het fonds kunnen op basis van de voorwaarden in het reglement worden gedaan door het invullen van het aanmeldformulier.

Aanvragen

Bij het beoordelen van aanvragen gaat het altijd om kosten gemaakt binnen een kalenderjaar.
Voor een efficiënte verwerking moeten aanvragen door indiener zoveel mogelijk over een kalenderjaar verzameld en aangeboden worden. Indiening bij voorkeur in december van het betreffende jaar, of in januari van het jaar daarop, behalve uiteraard als nota’s pas later binnenkomen.
Voor behandeling van een aanvraag moet indiening van een rekening gebeuren uiterlijk 30 april van het jaar volgend op het jaar waarop de rekening betrekking heeft.
Voor behandeling van een aanvraag worden alleen originele tenaamgestelde en gedateerde rekeningen en kostenoverzichten geaccepteerd.
Uit de ingediende aanvraag moet duidelijk blijken voor wie (deelnemer, gezinslid) de aanvraag wordt ingediend. Indien van toepassing moeten meerdere aanvragen worden ingediend.
Als door buitengewone omstandigheden zeer hoge (medische) kosten voor eigen rekening ontstaan dan kan ook in de loop van het jaar een (extra) aanvraag ingediend worden. In de besluitvorming over vergoeding weegt het bestuur dan alle betreffende kosten mee die op dat kalenderjaar betrekking hebben.
Voor een spoedige afhandeling van aanvragen (inclusief alle nodige bijlagen) deze waar mogelijk indienen via het formulier op de website.
N.B. Het versturen van bijlagen via het declaratieformulier op de website heeft een beperkte capaciteit. Als een aanvraag via de website niet mogelijk is, of omdat de bijlages te groot blijken kunnen deze per e-mail gestuurd worden naar: info@sociaalfondsessent.nl.
Een aanvraag per e-mail gaat ook via: info@sociaalfondsessent.nl.
Een aanvraag per post indienen is ook mogelijk. Deze schriftelijke aanvraag dan, voorzien van de benodigde gegevens, omschrijven conform het declaratieformulier op deze website, en samen met de nodige originele bewijsstukken (nota’s etc.) opsturen naar een van de contactadressen van het fonds.

Vergoedingen

Het bestuur beoordeelt jaarlijks de mogelijk te verstrekken vergoedingen en past die indien nodig aan. De aanpassingen worden onder andere gerelateerd aan wat als maatschappelijk verantwoorde, zelf te dragen eigen kosten worden gezien. Uitgangspunt is dat het fonds een ondersteuning biedt voor met name buitengewone (ziekte)kosten.
Het vergoedingenoverzicht wordt jaarlijks in de laatste bestuursvergadering voor het komende kalenderjaar vastgesteld.
De in het vergoedingenoverzicht genoemde voorwaarden en bedragen voor individuele zorg betreffen vergoedingen per deelnemer en/of per deelnemend gezinslid.
Er is een eigen bijdrage vastgesteld (‘drempel’) die eenmalig wordt afgetrokken van alle per deelnemer toegekende tegemoetkomingen samen over een volledig kalenderjaar. De hoogte van deze bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld en is vermeld in het vergoedingenoverzicht.
De eigen bijdrage voor thuiszorg en/of WMO en het eigen risico van de ziektekostenverzekering komt niet voor tegemoetkoming in aanmerking en telt niet mee voor het vastgestelde drempelbedrag.
Uitgangspunt voor de hoogte van een aantal tegemoetkomingen is dat de deelnemer de hoogst mogelijke aanvullende zorgverzekering heeft afgesloten. Als norm hanteert het fonds hierbij het Zilveren Kruis- en/of het VGZ-pakket.